Heb jij ook het gevoel dat je alle ballen in de lucht moet houden? Is het in je hoofd gewoon een wirwar van alles wat je nog moet doen? Heb je behoefte aan structuur op je werk? Deze zeven tips helpen om slimmer te werken en met een ‘leeg hoofd’ naar huis te gaan.
1. Neem afstand
Als je 's ochtends op je werk komt, check dan niet direct je mail. De kans is groot dat je het ene mailtje na het andere leest en verwerkt, en voor je het doorhebt, verlies je jezelf in de ‘waan van de dag’.
6 tips om je klaar te maken voor de werkweek
2. Creëer overzicht
Bekijk eerst wat je aan acties hebt liggen en maak een lijstje. Of je dat nu doet in excel of gewoon op je kladblok, dat maakt niet uit. Overzicht is essentieel!
3. Maak een tijdsinschatting
Als je alles hebt genoteerd, geef dan aan hoeveel tijd elke actie gaat kosten (of maak een schatting).
4. Urgentie
Bepaal vervolgens welke actie het meest urgent is en (natuurlijk) hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt.
5. De drie dingen van de dag
Veel mensen hebben alleen maar urgente acties, en die acties kunnen ook nog eens veel tijd in beslag nemen. Wat te doen? Bepaal per dag in ieder geval drie acties die je absoluut gedaan wilt hebben. Dat geeft focus. Wat er ook gebeurt, deze acties heb je aan het eind van de dag sowieso uitgevoerd.
6. Plan je acties in
Als je je moet voorbereiden voor een belangrijke bespreking, reserveer daar dan ook tijd voor. Moet een offerte echt vandaag de deur uit? Blok je agenda. En nog veel belangrijker (!): ga het ook echt doen – maak niet eerst nog even wat kleine klusjes af. Anders is voor je het weet de dag bijna voorbij, en ben je nog steeds niet aan die offerte begonnen.
7. Sluit je dag bewust af
Ren aan het eind van de dag niet snel door naar je volgende netwerkbijeenkomst. Kijk een halfuur voordat je weggaat even naar je lijstje en check of je de acties met de hoogste prioriteit ook echt hebt gedaan. En, heb je de 'drie dingen van de dag' af?
De dag bewust afsluiten zorgt ervoor dat je kunt nagaan of dat belangrijke mailtje ook echt verstuurd is. Oftewel: je kunt met een 'leeg hoofd' naar huis. Dit voorkomt dat je thuis op de bank zit te twijfelen of iets nu wel of niet geregeld is.
Je zult merken, deze zeven tips gaan echt het verschil maken!
Heleen de Bruijn-van der Star is managementcoach bij On Top Managementcoaching. Zij begeleidt startende leidinggevenden in het ontwikkelen van een authentieke managementstijl. Meer informatie over efficiënter werken vind je *hier*.
Bron: On Top Managers | Beeld: Younger
