Rock je werkdag! How-to: efficiënt vergaderen

Ben je 'meetingmoe' door vele nutteloze vergaderingen die veel tijd opslokken? Zie dan hier negen tips voor efficiënt vergaderen.

Lees ook

Vergaderen? Nederlanders kunnen er wat van: we vergaderen per jaar voor maar liefst 60 miljard euro aan bruto loonkosten. Ben jij inmiddels ‘meetingmoe’ door de vele tijdrovende/ nutteloze vergaderingen? Of roepen meetings vaak alleen maar meer vragen op? Dan is het tijd om actie te ondernemen. Te beginnen met: 9 tips voor efficiënt vergaderen op de werkvloer. 

1. Aanwezigheidsplicht
Ga na of jouw aanwezigheid en die van anderen daadwerkelijk nodig is. Wie kunnen hun tijd beter besteden? Wie kunnen ook middels een e-mail of telefoontje worden bijgepraat? Zorg ervoor dat er niet meer mensen aan tafel zitten dan nodig is.

2. Voorbereiding is het halve werk
Besteed je tijd goed en kom voorbereid naar de desbetreffende meeting. Stuur van tevoren per mail belangrijke documenten, verslagen, statistieken of ander materiaal door, zodat er meer tijd is voor een productieve brainstorm en fresh ideas. Vergeet bovendien niet om iedereen te instrueren: wat moeten ze meenemen naar de vergadering en welke punten staan er op de agenda?

3. Stel duidelijke doelen
Wat wil je bereiken met de vergadering? Noteer dit voor jezelf en zie erop toe dat je deze doelen ook daadwerkelijk hebt bereikt aan het einde van de rit. Daarbij helpt het om na te gaan wat de verwachtingen zijn van collega’s of zakenpartners, zodat er efficiënt kan worden vergaderd. Tip: stuur een e-mail voor aanvang.

4. Perfect timing
Niet elk tijdstip is geschikt voor een meeting. Binnenkort een vergadering op maandagmorgen om negen uur ’s ochtends gepland? Verplaats die maar naar dinsdagmiddag om drie uur. Op dit tijdstip zijn de meeste mensen beschikbaar, gemotiveerd en betrokken. Bovendien geef je iedereen zo genoeg tijd om eventuele deadlines te halen.

5. Notuleer, notuleer, notuleer
In hun enthousiasme komen mensen vaak met geweldige ideeën, maar die ingevingen worden vaak ook weer snel vergeten. Stel daarom tijdens elke vergadering een notulist aan die alles vastlegt, en breng iedereen na de meeting op de hoogte van alle actiepunten (inclusief deadlines!).

6. Wees to the point
Het is onvermijdelijk dat er extra vragen naar voren komen tijdens de vergadering. Hier kun je tijd voor maken, tenzij het de planning in de weg staat. Als dit laatste het geval is, dan is het verstandig om de vragen te noteren en op een ander moment te behandelen.

7. Wees punctueel
Niets is vervelender dan wachten op laatkomers voor een vergadering. Kom op tijd en zorg ervoor dat anderen dat ook doen. Zo verdoet niemand zijn of haar tijd.

8. Kletskousen
Hoewel het fijn is om een begin- en eindtijd vast te stellen voor een meeting, is het goed om mensen de gelegenheid te geven om even een persoonlijk praatje te maken. Dit creëert een aangename sfeer waarin de vergadering relaxed kan verlopen.

9. Stoelvrij vergaderen
Overal ter wereld wint de zogenaamde ‘stand-up meeting’ enorm aan populariteit. Stoelvrij vergaderen kan een meeting dynamischer maken, zorgen voor creatievere uitkomsten en snellere besluiten. Alle ingrediënten die nodig zijn om korte metten te maken met tijdrovende vergaderingen. Bovendien is dit dé gelegenheid om je collega’s een dagelijkse update te geven.

Bron: Marie Claire

Laatste nieuws

Zie ook