Sinds we 24/7 online kunnen zijn, is een appje of mail snel verstuurd. Maar van een mailtje of appje van je baas in het weekend – of erger, tijdens je vakantie – wordt niemand blij. Is het oké dat hij of zij dit doet? En hoe kun je hier het beste mee omgaan?
Is het oké in het weekend?
Mogelijk is het volgende erg herkenbaar voor je: het is zaterdagmiddag. Je geniet van een lunch met vrienden en opeens hoor je een ping. Jawel, het is een berichtje van je baas. Is het oké dat diegene je een berichtje stuurt wanneer je vrij bent? Volgens verscheidene carrière-experts ligt dat aan de context. “Ik vind het oké om dit te doen, maar het moet wel binnen de perken blijven”, vertelt Frances Taplett, partner bij Boston Consulting Group, aan USA Today. We moeten volgens haar voorkomen dat we verwachtingen scheppen dat iemand 24 uur per dag aan moet staan.
“Iedereen heeft zogenoemde ‘beschermde tijd'”, vervolgt Taplett. Dit zijn momenten waarop je echt niet bereikbaar wilt zijn, denk bijvoorbeeld aan het moment dat je met je moeder gaat lunchen, of dat ene momentje van de week waarop je een waardevolle sportles volgt. In de weekenden kan een werkgever dus niet verwachten dat iemand op die momenten op berichtjes reageert.
Af en toe een berichtje van de baas in het weekend krijgen moet dus kunnen, mits het echt dringend is. Gebeurt het echter elk weekend weer, en is het vaak helemaal niet zo urgent? Dan is het belangrijk dat je duidelijk maakt dat het niet gewenst is. Hieronder gaan we daar dieper op in.
Holi-yay: zo ben je volgend jaar 40 dagen vrij in ruil voor 17 vakantiedagen
In je vakantie
In je weekend een berichtje of appje van de baas kan dus in sommige gevallen, maar hoe zit het dan met je vakantie? Daarop heeft Michelle Armer, chief people officer bij CareerBuilder, een eenduidiger antwoord. Volgens haar verdienen mensen op z’n minst een break wanneer ze op vakantie zijn. “Het is belangrijk om een beleid te cultiveren dat werknemers aanmoedigt om het beste uit hun vakantietijd te halen, zodat ze uitgerust en opgeladen terug kunnen komen”, vindt ze.
Zelf spelen we natuurlijk ook een kleine rol in onze bereikbaarheid. Stuurt een werkgever bijvoorbeeld een mail? Dan zijn wij toch echt zelf degene die onze inbox openen wanneer we vrij zijn. Uit onderzoek van CareerBuilder blijkt dat 31 procent van de mensen hun werkmail checkt wanneer ze op vakantie zijn. 18 procent reageerde hier zelfs op tijdens hun vakantie.
“Nu de technologie ons in staat stelt om continu online te zijn, is het moeilijk voor managers en collega’s om geen contact op te zoeken met teamleden als zij op vakantie zijn”, aldus Armer. “Echter, iedereen heeft tijd nodig om tot rust te komen om een burnout te voorkomen.”
Wat te doen als je wordt gestoord in je vakantie?
Check je mail niet meer: Heb je voordat je vakantie werd goedgekeurd niet van je baas gehoord dat je per se bereikbaar moet zijn? Gun jezelf dan ook de rust door onbereikbaar te zijn. “De meesten van ons trappen in de val door zelf hun mail te checken”, vertelt Meghann Isgan, manager bij Readers.com, aan Fairy God Boss. Stop hier zelf mee. “Continu beschikbaar zijn zet de toon voor jezelf, maar stuurt ook een boodschap naar je collega’s dat ze jou kunnen bereiken als je vrij bent. Stop daarom met het checken van je mail. En echt, als er wel iets in brand staat en ze hebben je écht nodig, dan vinden collega’s wel een manier om je te bereiken.
Zorg dat een collega je taken overneemt: Grote kans dat je dit al doet (goed bezig), maar het is belangrijk dat je jouw taken goed overdraagt aan een collega. Niet alleen voor het belang van het bedrijf, maar ook voor jou. Als een van je collega’s up to speed is over jouw werkzaamheden, geef jij jouw baas een reden minder om jou te contacteren tijdens je vakantie.
Wees duidelijk over je grenzen: “Als je op vakantie gaat, moet je duidelijk maken dat je niet zult reageren op werkbelletjes en dat je geen werkmail zult beantwoorden wanneer je vrij bent”, vertelt Laura Hall, marketing executive bij Shiply. Dit kun je bijvoorbeeld doen tijdens een meeting vlak voordat je weggaat. Zorg ervoor dat iemand jouw werkzaamheden heeft overgenomen. Draag dit het liefst op tijd over, zodat die persoon jou nog vragen kan stellen over lopende projecten wanneer je nog niet op vakantie bent. Gebeurde het in het verleden dat mensen alsnog berichten stuurden? Vraag dan of ze je wensen dit keer alsjeblieft kunnen respecteren. Door duidelijk te maken dat dit heel belangrijk voor je is, zal iemand wel twee keer nadenken voordat hij of zij je stoort.
Vergeet die Out of Office echt niet: Onderschat ook zeker niet de kracht van herhaling, en duidelijk communiceren. Stel altijd een out of office-mail in, zodat al je contacten ervan op de hoogte zijn dat je niet zult reageren. Voeg het liefst een e-mailadres van een andere collega toe die op de hoogte is van je werkzaamheden, zodat mensen diegene kunnen mailen met hun vraag.
Onthoud dat je de break nodig hebt: Je kunt nog zo welwillend zijn om te helpen in je vakantie, maar onthoud dat je ook tijd nodig hebt om te ontspannen – of dat nu een lange vakantie is, of je weekend. “Veel vrouwen hebben de neiging om alsnog werk te verrichten als ze vrij zijn”, weet Laurie Brednich van HR-company store, ook uit eigen ervaring. “Soms is dat de werkcultuur, soms is dat iemands eigen mechanisme. Ze kunnen het gevoel hebben dat ze ook moeten werken als ze vrij zijn, maar de realiteit is dat het niet nodig is. Tenzij je echt de enige bent die die specifieke taak kan verrichten. Onthoud: opladen, rusten en relaxen zijn de redenen waarom een werknemer je vakantiedagen geeft.” Dus wil je topprestaties leveren? Dan is het ook nodig om te ontspannen.
Bron: Fairy God Boss, USA Today | Beeld: BrunoPress
