Een out of office-bericht stellen we eigenlijk alleen in als we daadwerkelijk out of the office zijn. In het Verenigd Koninkrijk beginnen ze het echter over een andere boeg te gooien. Daar staat het geautomatiseerde berichtje 24/7 ingesteld. En het zou maar zo dé hack kunnen zijn die meer rust en grenzen creëert tijdens je drukke werkdag.
Het nut
Wat voor baan je ook hebt, de kans is groot dat je per dag vele e-mailtjes ontvangt en beantwoordt. Part of the job. Hoewel het echt geen hogere wiskunde is om je mail bij te houden, kan het echter wel voor stress zorgen. De verzoekjes die zich maar opstapelen, creëren niet bepaald een zen-gevoel. In Engeland waren ze die stress beu. Steeds meer mensen hebben daar een geautomatiseerde reply ingesteld.
Het out of office-bericht wordt niet meer alleen gebruikt als mensen met verlof zijn. Deze reply wordt steeds vaker gebruikt door mensen die meer rust voor zichzelf willen creëren tijdens hun werkdag. In het geautomatiseerde antwoord geven ze aan de mailer aan wanneer ze een antwoord kunnen verwachten en op welke manier ze graag in contact komen. Simpel voorbeeld: er wordt erin verteld dat mensen elke ochtend tijd maken voor hun mail, dat de zender binnen twee dagen een antwoord mag verwachten en dat ze kunnen bellen of appen naar een bepaald nummer als het urgentie heeft.
Last van out of office anxiety? Zo geniet je wel van je vakantie
Productiviteitsboost
Lauren Gordon, adviseur gedragsinzichten bij Bupa (een gezondheidszorgverzekeraar), vindt een permanente out of office-mail een fantastische manier om afleidingen te minimaliseren. En, zo stelt ze in gesprek met Stylist UK, het is een goede manier om grenzen te stellen op de werkvloer. “Het is moeilijk om productief op het werk te zijn als je geen grenzen stelt – dat zorgt ervoor dat collega’s realistischere verwachtingen van ons kunnen stellen.”
Als voorbeeld noemt de adviseur een belangrijke deadline. Zeker in zo’n geval kan het heel waardevol zijn om een geautomatiseerd antwoord in te stellen op je mail. Je kunt de mailer dan laten weten dat het wat langer kan duren voor hij of zij een antwoord van je krijgt. Op deze manier creëer jij meer rust om je te concentreren op je taak. Je hoeft je niet druk te maken om de mails die je krijgt, de mailer is namelijk op de hoogte dat ze diezelfde dag geen antwoord hoeven te verwachten.
“Grenzen als deze helpen ons om het werk onder controle te houden en om het risico op stress en een burnout te verkleinen.” Het gevoel van controle op je werk houden, mag zeker niet onderschat worden. Het is erg belangrijk voor je mentale gezondheid. Uit onderzoek blijkt namelijk dat het makkelijker is om je werk op je vrije dag los te laten, als je het gevoel hebt dat je controle hebt op je werk.
Je eraan houden
Natuurlijk heeft zo’n zogenoemde OOO alleen zin als je je er ook echt aan houdt. “Het is goed voor jezelf om je mails niet meteen te lezen en er niet meteen op te reageren zodra ze binnenkomen, want ze onderbreken je werkflow.” Gordon raadt dan ook aan om je mail tijdens het werk helemaal uit te zetten. “Hierdoor heb je controle over wanneer tijd hebt om erop te reageren.”
Toegegeven, zo’n permanente out of office klinkt niet verkeerd!
Bron: Stylist | Beeld: iStock
