9x do's en don'ts op de werkvloer

1. Do: Blijf je ervan bewust dat je in een zakelijke context bent

Arbeids- en organisatiepsycholoog Angela Koolmees: "Algemene omgangsvormen, zoals respectvol met elkaar omgaan en elkaars grenzen respecteren, zijn vaak wel vastgelegd om de veiligheid op de werkvloer te garanderen. Maar geen bedrijf heeft zwart op wit staan hoe je je precies hoort te gedragen; vaak is er sprake van een ongeschreven etiquette. Het is belangrijk om dus zelf aan te voelen wat wel en niet kan, zeker als het je werk of werkrelaties beïnvloedt. Vraag jezelf daarom bijvoorbeeld regelmatig af welk effect het delen van persoonlijke verhalen heeft op collega’s. De een vindt het al snel vervelend om veel over privézaken te horen, terwijl de ander denkt: laat maar lekker kletsen. Houd er wel rekening mee dat het als grensoverschrijdend kan worden ervaren als je te veel informatie over je privéleven deelt. Maar weinig mensen zullen het bijvoorbeeld fijn vinden om over het seksleven van hun collega te horen of ernaar gevraagd te worden. Ook te veel grapjes en privéberichten in de groepsapp kunnen ongepast overkomen en voor irritatie zorgen. Dit geldt net zo goed voor social media: als je een puur zakelijke relatie met iemand hebt, dan is het belangrijk om je ervan bewust te zijn voor welk platform je een uitnodiging stuurt en wat je daar deelt. Uiteindelijk draait het om de vraag: welke omgangsvormen zijn bij jou op kantoor de juiste? Daar kunnen jullie als team eens een gesprek over voeren.

2. Don't: Zeuren over alles

Angela Koolmees: "Sommige mensen kiezen bij veranderingen voor de weg van zeuren, kritiek geven en commentaar leveren. Dat leidt tot stagnatie in wat er nodig is op de werkvloer en dat doet wat met de sfeer. Ik spreek regelmatig mensen die collega’s hebben die alles afkappen en bekritiseren. Het is moeilijk om zo’n negatief persoon in beweging te krijgen. Het is de rol van de manager om die persoon aan te spreken, bijvoorbeeld met: ‘Ik merk dat je vaak zeurt, kun je ook de andere kant van deze situatie zien?’ Het kan ook een goede strategie zijn om het te negeren. Want hoe meer aandacht je eraan geeft, hoe meer gezeur er komt. Herken je jezelf hierin? Vraag je dan af of het echt helpt om te blijven zeuren of dat je zo vermijdt wat je eigenlijk moet doen. Zeuren is namelijk de verantwoordelijkheid buiten jezelf leggen, bij de manager, organisatie of collega’s bijvoorbeeld. Maar het is jouw leven, dus wat kun jij zelf doen om te veranderen wat je stoort of er anders mee om te gaan? In sommige gevallen is een nieuwe baan zoeken de beste oplossing.

3. Don't: Tijdens online meetings iets anders doen

Angela Koolmees: "Je bent allemaal met een reden in een meeting en als iemand uitcheckt en iets anders gaat doen, heeft dat invloed op de verbinding met elkaar. Die persoon is er dan niet echt bij en dat kan voor irritatie zorgen, zeker als er een vraag voor diegene komt en die persoon niet op de hoogte blijkt te zijn. Dit gaat ten koste van een goede samenwerking, want hoe meer mensen echt betrokken zijn bij een meeting, hoe beter je kunt samenwerken. Soms ligt het ook aan de kwaliteit of lengte van de vergadering. Sommige mensen zetten tijdens meetings van twee uur hun scherm op zwart omdat ze het te intensief vinden. En dat is het ook, in een meeting van twee uur zouden pauzes moeten zitten. Om mensen betrokken te houden moet de vergadering gestructureerd, efficiënt en to the point zijn. Op die manier weet iedereen waar het over gaat en heeft zij/hij de discipline om zich daaraan te houden."

4: Don't: Op netwerkevents met één persoon praten

Carla Clarissa van Stralen, executive coach voor vrouwelijke leiders en auteur van Born to change the game - authentiek leiderschap voor vrouwen: "De grootste fout op netwerkborrels? Te lang in gesprek blijven met één persoon. Het is zelfs onbeleefd, net als het negeren van anderen die bij je gesprek willen aansluiten. De essentie van netwerken is om zoveel mogelijk mensen te spreken, niet om je in één gesprek te verliezen. Als je een waardevol gesprek hebt, stel dan voor om het op een ander moment voort te zetten en wissel LinkedIn-connecties uit. Het is dus ook helemaal oké om op een netwerkevent gesprekken te onderbreken, jezelf voor te stellen en aan te sluiten bij een bestaande conversatie. Zorg er wel voor dat je jezelf een beetje helder kunt introduceren door in een paar zinnen duidelijk te maken wie je bent, wat je doet en hoe je kunt helpen."

5: Don't: De smalltalk aan het begin van vergaderingen skippen

Raisa Ghazi is internationaal expert in Women's Leadership. "In een directe cultuur als de Nederlandse hebben mensen soms de neiging om gelijk tot zaken over te gaan. Maar het succes van samen zakendoen is nog steeds afhankelijk van een goede relatie en elkaar begrijpen. Dat vereist interesse tonen in de ander. Vooral in het buitenland merk je de directe manier van tot zaken komen soms als onbeleefd kan overkomen. Vraag altijd even hoe het gaat, in sommige landen gaat dat zelfs zo ver als informeren hoe het met de familie gaat. In Nederland kun je beter vragen of iemand bepaalde ontwikkelingen ook heeft gevolgd of bezig is met een leuk project. Laat het vervolgens aan de ander over hoe lang en uitgebreid zij/hij hierover wil vertellen. Deze investering leidt vaak tot een diepere connectie."

6: Do: Jezelf binnen een minuut introduceren

Raisa Ghazi: "Tegenwoordig hebben mensen het concentratievermogen van een goudvis en de meeste kunnen het niet opbrengen om langer dan een minuut geïnteresseerd te blijven tijdens een voorstelrondje. Toch kom ik vaak genoeg mensen tegen die makkelijk vijf minuten de tijd nemen om hun hele cv op te sommen. Dat kan echt niet. Zorg dat je in die ene minuut absoluut het volgende noemt: naam, titel, rol, prestaties en het liefst nog een persoonlijk feitje over je passies of de goede doelen waarvoor je je inzet. Druk je prestaties uit in getallen om betrouwbaarder over te komen (‘ik heb wel 350 bedrijven hiermee geholpen’), noem de bedrijven of merken waarmee je hebt samengewerkt en hoeveel impact je hebt gemaakt, of hoeveel mensen jij hebt beïnvloed met je werk."

7: Don't: In 'absoluten' praten tijdens een onderhandeling

Raisa Ghazi: "In ‘absoluten’ praten tijdens een onderhandeling kan erg streng overkomen en sluit de deur naar het sluiten van een compromis. Als een tarief- of salarisverhoging bijvoorbeeld niet mogelijk is, kan het handig zijn een goed overzicht te hebben van dingen die je dan kunt vragen. Denk aan netwerkcontacten, de mogelijkheid tot flexibel werken, ontwikkelings- mogelijkheden, deelname aan belangrijke projecten, mentorschap van een belangrijk persoon, of als spreker naar voren worden geschoven voor een conferentie. Houd ook in gedachten dat onderhandelen al begint vanaf het moment dat je binnenloopt: je ziet er netjes uit, geeft een introductie van jezelf waaruit blijkt dat je je geld waard bent en hebt een goed overzicht van je prestaties. Ik heb weleens deelnemers in mijn onderhandelingsworkshops gehad die aangaven dat ze een map met bewijsmateriaal bijhielden over waarom ze salarisverhoging verdienden. Deze vrouwen onderhandelden in hun werk vaak, dus ze wisten waar ze het over hadden!"

8: Do: Wees duidelijk over het doel van een netwerkgesprek

Diversiteits- en inclusie-expert Wendy Broersen van de Superpeople Company: "Als je zakelijk gezien iets uit een netwerkgesprek wilt halen, moet je heel duidelijk zijn over je doel en laten zien dat je ook iets te bieden hebt aan de ander. Het is echt killing als je alleen maar op jezelf gericht bent. Als je oprecht geïnteresseerd bent in de ander, dan zal die ook geïnteresseerd zijn in. Nog mooier is het als je iets kleins voor die persoon kunt doen; dan is de ander vaak ook bereid om iets groots voor jou te doen. Dit klinkt heel koud en berekenend, maar dat is het niet. Een vriendschap eindigt immers ook als een van beiden alleen maar neemt. Ga je op netwerkgesprek met een man? Benadruk dan nog duidelijker de reden waarom je een koffie/lunch-afspraak maakt en kies een locatie die zo onromantisch mogelijk is, bijvoorbeeld op kantoor in plaats van dat leuke restaurantje om de hoek. Helaas hoor ik te vaak verhalen van vrouwen die verkeerd begrepen zijn over hun intenties

9: Do: Schuif een andere vrouw naar voren

Wendy Broersen: «Kunnen we met z’n allen afspreken dat als iemand je vraagt een naam te noemen van iemand die ergens heel goed in is, dat je dan drie namen van vrouwen noemt? Mannen zijn daar met hun old boys network veel beter in. Als het geen directe concurrenten van elkaar zijn, prijzen ze elkaar de hemel in. Wij vrouwen doen dat (nog) niet vaak genoeg, Ook omdat vrouwen zich jammer genoeg minder bewust zijn van het belang van netwerken, politiek en tactiek. Vaak denken ze: als ik maar mijn best blijf doen en goed presteer, dan komt die promotie vanzelf. Dat is dus zelden zo, dus we hebben die sisterhood nodig!"