Werkoverleg gebeurt sinds we thuiswerken veel via programma's als Microsoft Teams en Zoom. Meetings beginnen steevast met een lachend rondje ‘Kan iedereen mij horen?’ en tekstuele communicatie gaat gepaard met emoji’s en GIFs. Het blijft echter een zakelijk platform en de volgende zaken zijn absolute no-go’s.
Statussen negeren
“Als een collega’s status ‘op vakantie' of 'afwezig' weergeeft, overweeg dan om te wachten met een berichtje te sturen”, adviseert etiquette-expert Diana Gottsman aan Huffpost. Wellicht kan het wachten tot iemand weer terug is, want het zou maar zo kunnen dat diegene anders een berichtje op zijn of haar telefoon krijgt.
“Als het echt iets belangrijks betreft, kies dan voor een andere manier of bel”, stelt de etiquette-expert. “Als je een berichtje stuurt omdat je iets niet wilt vergeten, begin je bericht dan met: ‘Lees wanneer je weer op kantoor bent – geniet van je vakantie/vrije (mid)dag'.”
5 tekenen die erop wijzen dat het tijd is om een andere baan te zoeken
Een-op-eengesprekken voeren in kanalen met meerdere collega’s
“Maak kanalen niet onoverzichtelijk met zijgesprekken. Start een thread alleen als dat gepast is”, vertelt Gottsman. Volgens de expert is het beter om iemand een apart berichtje te sturen als het alleen hem of haar betreft. Zéker wanneer je kritische feedback voor die persoon hebt of het oneens bent met iemand. Een belletje of e-mail werkt dan beter.
Roddelen over collega’s
Beleefdheidsexpert Patricia Rossi raadt aan om niet over collega’s te roddelen. Roddelen of kritisch over iemand spreken – in dit geval schrijven – is onbeleefd en onprofessioneel. Ook kan het in de ergste gevallen je carrière schaden. Je zou namelijk zeker niet de eerste zijn die een gemeen berichtje in de verkeerde chat plaatst. “Houd rekening met de kanalen die je gebruikt. Iets in het ene kanaal posten terwijl je een ander kanaal bedoelde, gebeurt snel”, aldus Rossi.
Jodi R.R. Smith, voorzitter van Mannersmith Etiquette Consulting, sluit zich bij Rossi aan. Data kan tegenwoordig makkelijk gehackt worden en anders ligt ook nog het gevaar van screenshottende collega’s op de loer. “Alles wat je vandaag de dag zegt, kan makkelijk gescreenshot of doorgestuurd worden naar ander mensen. Denk daarom twee keer na over wat je schrijft, ongeacht hoe boos je over een bepaalde situatie bent.”
Te veel berichtjes sturen
“Bombardeer iemand niet met meerdere berichten”, adviseert Rossi. “Als iemand niet reageert, kan diegene een deadline hebben, in een meeting zitten of probeert diegene zelf antwoorden te achterhalen.” Als het dringend is, probeer iemand dan te bereiken door een mailtje te sturen of door te bellen. Is het niet dringend? Wacht dan geduldig af.
Te casual worden
Met een smiley reageren op een goed idee van een collega? Dat kan nog wel. Ga alleen niet overboard met smileys en GIFs. “Houd het professioneel, gebruik de juiste grammatica en gebruik emoji’s alleen in gepaste context.” Vermijd daarnaast slang en – it goes without saying – maak geen ongepaste grappen.
Bron: Huffpost | Beeld: iStock
