Wat te doen als je een mail ontvangt die niet voor jou bedoeld is?

We leven in een behoorlijk digitale wereld waarin het versturen van e-mails onvermijdelijk is. Grote kans jij er op een dag vele ontvangt. Maar wat nu als er een bericht in je inbox verschijnt die overduidelijk niet voor jou bedoeld is?

Verkeerde ontvanger

Het is je vast weleens overkomen: je ontvangt een mailtje dat niet voor jou bestemd was. Het is makkelijk om het dan te negeren en te hopen dat de verzender z'n misstap inziet. Maar of die kans groot is? Waarschijnlijk niet. Er zit dan ook niets anders op dan actie ondernemen. Hoe je dat het beste kunt aanpakken, hangt er voornamelijk van af voor wie de mail eigenlijk bedoeld was.

Wanneer de beoogde ontvanger een collega is 

In een organisatie gebeurt het weleens dat een mail voor je collega bij jou terecht komt. "Als jij de beoogde ontvanger goed kent en het ging om een routinemail, dan kun je de mail het beste doorsturen met een kort bericht: 'Ik geloof dat dit voor jou bedoeld was'", raadt Joan Capua, trainer in communicatieve vaardigheden, aan in gesprek met The Wall Street Journal.

Wanneer je de beoogde ontvanger niet kent 

En dan kan het ook nog dat je de beoogde ontvanger niet kent. In dat geval is het belangrijk dat je de verzender op de hoogte stelt van de situatie. Ook dan kun je het kort houden. "Je kunt dan reageren met: 'Ik geloof dat deze mail niet voor mij bedoeld was. Het is verwijderd", raadt Jodi RR Smith, van het management-consultantbureau Mannersmith aan. "Dit is beleefd en geeft de afzender de kans om de fout te corrigeren."

Wat niet te doen

Fouten maken doen we allemaal weleens. De kans is groot dat jij zelf ook weleens een mail naar de verkeerde hebt gestuurd. Houd het dan ook chic wanneer jij niet de beoogde ontvanger was. Ga er niet over roddelen, ga er niet over klagen, deel de inhoud van de mail niet met iemand anders (en ga de mail zeker niet doorsturen). Bovendien kun je je eigen professionele imago er ook behoorlijk mee beschadigen als je de inhoud van de mail met anderen deelt.

Kortom: stuur de mail door als je weet voor wie het bedoeld was en er geen gevoelige info in stond, of laat de verzender weten dat jij de verkeerde ontvanger was. Is netjes, en zo is de zaak bovendien het snelst afgehandeld.

Bron: The Wall Street Journal | Beeld: Younger