Dit is het onbeleefdste dat je op Teams of Zoom kunt doen

Wanneer het aankomt op communicatie via onlinekanalen, zijn er veel ongeschreven regels. Gebruik niet te veel emojis, schrijf geen epistel wanneer een korte zin voldoet, en stoor iemand niet die de 'niet storen'-status heeft ingeschakeld. Al blijken al deze dingen nog niet eens het vervelendst te zijn.

Wat is hey hanging?

Zoom en Teams zijn communicatie- en samenwerkplatformen, en zo gebruiken we ze dan ook het liefst. Om te communiceren, dus. Toch hebben mensen verschillende ideeën over goede communicatie. Zo maakt een deel van de mensen zich schuldig aan het zogenoemde 'hey hanging'. Dit is wanneer iemand een berichtje stuurt met alleen: 'Hey' of 'Goedemorgen'. En daarna? Daarna komt er dus niets. Iets wat heel frustrerend is voor de ontvanger. Hey what?

Als verzender is het vaak niet slecht bedoeld, maar voor de ontvanger kan het vervelend zijn. Wat gaat er komen? Wat wil iemand van je? Het kan er zelfs voor zorgen dat iemand er onzeker van wordt. Het zogenoemde hey hanging is volgens Pattie Ehsaei, senior vice-president fusies en overnames bij een grote bank, niet aan te raden.

Waarom stoort het?

"Alle communicatie op het werk via Slack moet duidelijk en nuttig zijn", stelt Ehsaei in gesprek met HuffPost. "Het moet genoeg informatie of context bevatten, zodat de ontvanger erop kan reageren. 'Hey', zorgt voor verwarring bij de ontvanger, waardoor iemand niet meteen zal reageren."

Bovendien kan hey hanging ervoor zorgen dat er vertraging ontstaat. De ontvanger is geneigd om te wachten tot 'de rest' komt, want diegene weet niet wat er aan de hand is. De kans is echter groot dat de verzender eerst wacht tot de ontvanger 'Hi' terugzegt, voordat hij of zij to the point komt.

we all have that one coworker who just says “hey” on slack and waits for you to respond before saying anything else

please just tell me what you want !!!!

— Lydia (@autumnghosts) October 26, 2022

I absolutely do not respond to those messages. If all you say is hey or hi, hope that was all you wanted to convey.

— Stipple (@StippleSkills) August 4, 2023

anyone who slacks you “hey” with no question in the first message apparently does not experience anxiety

— Justina (@jtinachen) February 17, 2022

Beter alternatief

Om ongemakkelijke wachttijden bij zowel de zender als ontvanger te voorkomen, is het belangrijk om meteen uit te leggen wat je wilt. Dit vindt ook etiquette-expert Nick Leighton. "Menselijke communicatie brengt vaak veel nuance met zich mee, waarvan een groot deel verloren gaat als je een tekstbericht stuurt", vertelt hij. “Wanneer communicatie bijzonder kort is, zoals bij 'Hi' het geval is, is er niet altijd genoeg informatie om te begrijpen wat er aan de hand is, waardoor iemand het op meerdere manieren kan interpreteren, manieren die niet allemaal even goed zijn."

Wanneer mensen elkaar al heel goed kennen, kan een berichtje niet snel verkeerd worden geïnterpreteerd. Is dat daarentegen niet het geval, en kennen mensen elkaar (nog) helemaal niet? Dan kan een bericht zonder context zorgen voor anxiety en stress. Stel je voor: je werkt net ergens en hebt amper contact gehad met de grote baas. Als diegene je een bericht stuurt met alleen 'Hey', dan kun je niet anders dan je afvragen wat er aan de hand is.

Wees concreet

Het is het beste om ervan uit te gaan dat iedereen de voorkeur geeft aan directe communicatie. Zorg er daarom voor dat een berichtje op Teams duidelijk en concreet is. Natuurlijk, hoef je niet bot te zijn en kun je jouw bericht beginnen met: 'Hey Anna. Hopelijk heb je een fijn weekend gehad!', gevolgd door een concrete vraag - waar iemand dus op kan reageren. Zeg dus niet: 'Ik weet niet zo goed hoe ik de mail voor klant X kan opstellen...', maar zeg: 'Ik ben nu de mail voor klant X aan het opstellen. Zou jij kunnen kijken of ik alles goed heb verwoord?' Op die manier kan de ontvanger op iets concreets reageren, en weet diegene bovendien meteen wat er aan de hand is. Veel fijner voor beide partijen!

Bron: HuffPost | Beeld: Adobe Stock